В действащото законодателство съществуват формални правила, по които трябва да се определя длъжностнотото наименование, което се вписва в трудовия договор при неговото сключване. Желателно е работодателят да се съобразява с тези правила. На практика в трудовите договори е широко разпространено да се вписват съвременни наименования длъжности, без да са изпълнени описаните по-долу формални правила. Най-важно е да се спази изискването наименованието на длъжността да не води до заблуждение относно характера на работата и основната функция на служителя
Чл. 66, ал. 1, т. 2 от Кодекса на труда казва, че „Трудовият договор съдържа данни за страните и определя наименованието на длъжността и характера на работата“. Можем да направим извода, че наименованието на длъжността не следва да води до заблуждение относно характера на работата и основната функция на служителя.
Според чл. 66, ал. 4 от Кодекса на труда „Наименованието на длъжността се определя съгласно Национална класификация на професиите и длъжностите, утвърдена от министъра на труда и социалната политика след съгласуване с председателя на Националния статистически институт.“ Така Кодексът на труда поставя известна строгост относно наименованието на длъжността, което се вписва в трудовия договор, като изисква то да е определено съгласно наименованията в НКПД.
Правилникът за прилагане на НКПД 2011 г. е издаден на основание чл. 66, ал. 4 от КТ. Съгласно този правилник в случаите, когато длъжностно наименование от Класификацията не отразява точно спецификата на конкретната работа, в края на съществуващото наименование може да се въведе кратко допълнително уточнение.
По този начин е нормативно определено да се допълват (променят) наименованията на длъжностите от НКПД за конкретните цели на работодателя. Но тук говорим за допълване на съществуващо в НКПД наименование, а не за поставяне в трудовия договор на изцяло ново наименование на длъжност, което липсва в НКПД. Ако е необходимо в НКПД да се добави нова длъжност и да се даде код, трябва да се спази формално разписаната процедура за тази цел.
Когато естеството на работата се характеризира със съвместяване на функции и задачи, характерни за повече от една длъжност, длъжността се класифицира само с един код, като за неговото определяне се използват следните приоритети:
- на длъжността се присвоява кодът на единичната група с най-голям относителен дял от времето, необходимо за изпълнение на задачите;
- приоритет имат длъжностите, чиито задължения са свързани с етапа на производството, а не с търговията, транспорта или услугите;
- при комбиниране на задължения, изискващи различни равнища на образование и квалификация и различен стаж, приоритет има длъжността с най-висока степен на квалификация.
Когато въз основа на анализ на функциите и задачите една длъжност не може да бъде отнесена към конкретна единична група, тя се класифицира към единична група „…, некласифицирани другаде”.