Във времената на електронизация на все повече процеси, отношения и услуги между гражданите, бизнеса и администрацията, трудовите отношения са на път да се превърнат в следващата област, целенасочено заменяща хартиените документи с електронни такива. Като част от тази тенденция е и приетата Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (обн. ДВ. бр. 40 от 15.05.2018 г.).

В този ред на мисли си задаваме въпроса дали сме достигнали момента да заменим книжното тяло на трудовата книжка с еквивалентна електронна форма. Книжното тяло стои архаично на фона на съвременните електронни възможности. Могат да бъдат изброени редица неудобства, съпътстващи работата с хартиената трудова книжка, премахването на които ще облекчи работата на пейрола, ще освободи време на служителя и ресурси на работодателя, и като цяло ще доведе до повече удобство и гъвкавост между страните по трудовото правоотношение и администрацията. Сред неудобствата можем да изброим:

• трудно разчитане на записи в книжното тяло, дължащо се на нечетлив почерк, поставяне на печати върху текста, избледняване на химикала и изхабяване на хартията; практиката е показала, че „разгадаването“ на такива записи може да отнеме значително време;
• липса на единен стандарт при попълване на трудовите книжки – къде поради незнание, къде поради наложени различни практики в отделните предприятия;
• липса на достатъчно място за поправки в трудовата книжка при допуснати технически грешки, водещо след себе си и до непрофесионалния вид на извършените записи;
• разнасяне на книжното тяло, което в редица случаи е в ущърб на служителя;
• загубване или унищожаване на трудовата книжка и започване на процедурата по издаване на нова и възстановяване на записите, и др.

Един работещ модел на преминаване към електронни трудови книжки (електронни записи) би могъл да включва следните стъпки:

• да се издаде ПИК за е-услугите на НАП или НОИ на всяко физическо лице, а не само на тези, които вече изрично са заявили издаването му; при започване на работа за първи път на лицето да се издаде автоматично ПИК;
• в е-услугите на НАП или НОИ да има справка, която съдържа всички полета на сега действащата трудова книжка (или нови, по-актуални); работодателите ще ползват е-услугата на съответната институция за попълване на нов запис в тази справка, като попълнените данни ще се запазват по ЕГН-то на служителя и той ще ги достъпва със своя ПИК; НОИ ще въвежда записи за периодите на ползване на обезщетение за безработица;
• в наредбата за документите при назначаване да се добави изискване физическото лице да представя електронната справка при всеки следващ работодател – за лицето услугата ще е безплатна и е въпрос на принтиране на справката от е-услугите на НАП или НОИ (или генерирането ѝ в pdf формат без принтиране);
• да се въведе период от 1-3 години, в който всички съществуващи хартиени трудови книжки да бъдат електронизирани, т.е. пренеси в електронните справки, като тази дейност бъде извършена от работодателите и съответните експерти в администрацията.

Представете си колко ползи ще донесе един такъв модел. Попълването на записите и на корекции в тях ще става електронно, без да се налага физическо разнасяне на книжно тяло. Подаването на записите ще става бързо и информацията ще е достъпна веднага за служителя и за следващите ползватели. При ефективно планиране на полетата, които ще се попълват в електронната форма, и задаване на контроли при грешки, ще може да се постигне високо качество и удобство за работа с данните, ще може да се уеднакви практиката сред пейрол специалистите при попълването на записите и ще могат да се сведат до минимум евентуалните грешки.

Има, разбира се, и други технически въпроси, които следва да се изяснят – в какъв срок да се попълва справката при прекратяване на трудовия договор, така че следващият работодател да я вижда своевременно с всички попълнени данни от предишни работодатели; да има ли задължение физическото лице да представя на текущия си работодател справката отново след като предишни работодатели са направили корекции в нея; да се информира с автоматично съобщение по имейл физическото лице, когато е направена корекция в справката; да има ли последващо изрично упълномощаване от физическото лице към предишен негов работодател, когато се наложат корекции на вече подадени записи, и др.

Подобен модел на електронизация на трудовата книжка може да бъде сравнително лесно приложен, като се вземат предвид действащото законодателство и вече достигнатото ниво на е-услуги в държавната администрация.